Diagnoza
Po zawarciu umowy o świadczenie wsparcia realizowanego w projekcie z uczestnikiem projektu zostanie przeprowadzona diagnoza przedsiębiorstwa.
Diagnoza przeprowadzona przez Doradcę będzie zawierać szczegółowy opis okresowych trudności w prowadzeniu działalności gospodarczej (finansowych i pozafinansowych) oraz rekomendacje – opracowaną ścieżkę rozwojową dla Przedsiębiorcy.
Rekomendacje zawarte w Diagnozie będą odwoływać się do zdiagnozowanych problemów w działalności gospodarczej – prowadzeniu przedsiębiorstwa, umiejętności zarządczych czy też prowadzenia finansów. Na etapie opracowywania Diagnozy, w przypadku gdy Doradca stwierdzi, że dokumentacja jest niewystarczająca do jej opracowania, Przedsiębiorca zostanie wezwany do przedłożenia kolejnych dokumentów niezbędnych do rzetelnego zdiagnozowania problemów Przedsiębiorstwa. Diagnoza również może zostać zatwierdzona przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Brak zatwierdzenia pogłębionej diagnozy kondycji przedsiębiorstwa jest równoznaczne z rezygnacją z dalszego uczestnictwa w projekcie.
Na podstawie rekomendacji wskazanych w diagnozie, przedsiębiorca/przedsiębiorczyni w okresowych trudnościach dokonuje wyboru Usługi Rozwojowej/ Usług Rozwojowych z BUR, które w największym stopniu będą zaspakajać zidentyfikowane potrzeby przedsiębiorcy. Przedsiębiorca zrealizuje w ramach projektu co najmniej usługę rozwojową wskazaną jako pierwszą w diagnozie.
Wybór i akceptacja usług rozwojowych
Po nadaniu ID wsparcia Przedsiębiorca dokonuje wyboru usług rozwojowych na podstawie rekomendacji wskazanych w pogłębionej diagnozie kondycji przedsiębiorstwa (terminy na skorzystanie z usług rozwojowych określa Operator).
Operator każdorazowo weryfikuje i akceptuje karty usług rozwojowych wybrane przez Przedsiębiorcę oraz określa maksymalny pozom dofinansowania do danej usługi rozwojowej na podstawie stawek jednostkowych przekazanych przez PARP.
Wybrane Usługi rozwojowe muszą być oznaczone w BUR jako „Dofinansowanie – Tak”.
Przedsiębiorca, w przypadku skierowania Pracownika / Pracowniczki na usługi szkoleniowe lub doradcze, przed rozpoczęciem usługi, zobowiązuje się dostarczyć wszystkie wymagane załączniki / dokumenty delegowanych pracowników (tj.: formularz zgłoszeniowy Pracownika / Pracowniczki oraz dokumenty potwierdzające zatrudnienie delegowanych pracowników itp. do udziału w szkoleniu / szkoleniach.
Brak akceptacji karty usługi rozwojowej jest równoznaczny z brakiem możliwości dokonania refundacji.
Przed akceptacją karty usługi rozwojowej Operator zweryfikuje czy Przedsiębiorca lub delegowany przez niego Pracownik / Pracowniczka, nie korzystał z usług rozwojowych o zbliżonym zakresie tematycznym do zakresu tematycznego wskazanego w karcie przedłożonej do akceptacji, realizowanych przez tego samego Dostawcę usług (w celu zapobieżenia wystąpieniu podwójnego finansowania w ramach Funduszy Europejskich na lata 2021-2027).
Dodatkowo, przy akceptacji karty należy potwierdzić, że uczestnik projektu nie świadczy usług rozwojowych dla innych uczestników projektu.
Usługi rozwojowe – rodzaje
Usługi rozwojowe są realizowane w formie stacjonarnej oraz w formie zdalnej w czasie rzeczywistym.
Jako usługę realizowaną zdalnie w czasie rzeczywistym rozumie się proces uczenia się realizowany na odległość za pomocą połączenia internetowego z wykorzystaniem urządzeń, takich jak komputer, tablet, inne urządzenia mobilne, który odbywa się z równoczesnym udziałem zarówno uczestników, jak i eksperta czy trenera (osoby prowadzącej usługę) za pomocą komunikatora.
Minimalne wymagania dotyczące usług rozwojowych
- Usługi rozwojowe realizowane przez BUR powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktualnym Regulaminem BUR (dostępnym pod adresem https://serwis-uslugirozwojowe.parp.gov.pl/component/site/site/serwis-informacyjny-bur/#regulamin).
- Jeden dzień szkoleniowy nie może być dłuższy niż 8 godzin zegarowych (wraz z przerwami). Uczestnicy w trakcie każdego dnia szkoleniowego trwającego więcej niż 4 godziny mają prawo do co najmniej 1 przerwy, trwającej co najmniej 15 minut.
- Liczebność grupy szkoleniowej określonej w karcie usługi nie może być większa niż 16 osób. W przypadku przekroczenia maksymalnej liczebności grupy szkoleniowej, wydatki dotyczące tego szkolenia nie będą kwalifikowalne, zaś udział uczestników tego szkolenia nie może stanowić podstawy do wyliczenia wskaźników osiągniętych w ramach realizacji projektu, wynikających z wniosku o dofinasowanie.
- Liczebność grupy doradczej określonej w karcie usługi nie może być większa niż 4 osoby. W przypadku realizacji usługi doradczej niezgodnie z powyższym opisem, w tym przekroczenia maksymalnej liczebności grupy doradczej, wydatki dotyczące tego doradztwa nie będą kwalifikowalne, zaś udział uczestników tego doradztwa nie może stanowić podstawy do wyliczenia wskaźników osiągniętych w ramach realizacji projektu, wynikających z wniosku o dofinasowanie. Coaching i mentoring powinny być realizowane jako usługi indywidualne.
- Po zakończeniu udziału w usłudze rozwojowej (szkoleniu lub doradztwie), uczestnik otrzyma odpowiednie zaświadczenie/certyfikat o jej ukończeniu oraz dokona oceny usługi w BUR.
Refundacja kosztów
Aby dokonać refundacji kosztów należy:
- posiadać wniosek o dokonanie refundacji od Uczestnika projektu
- na złożenie wniosku o refundację Uczestnik projektu posiada maksymalnie 21 dni roboczych od daty zakończenia usługi rozwojowej
- beneficjent zweryfikuje i zatwierdzi dokumenty rozliczeniowe do refundacji
- w przypadku gdy dokumenty będą niekompletne lub będą posiadały niepełne informacje należy wezwać podmiot do ich uzupełnienia lub złożenia dodatkowych wyjaśnień za pośrednictwem poczty
elektronicznej lub pisemnie, w wyznaczonym przez Beneficjenta terminie
- wypłata refundacji jest możliwa, gdy Beneficjent posiada środki finansowe na koncie utworzonym na potrzeby realizacji projektu
- do wniosku należy załączyć:
▪ fakturę,
▪ dokument potwierdzający dokonanie płatności przelewem za usługę rozwojową: wyciąg bankowy lub potwierdzenie dokonania przelewu (opłata za usługi rozwojowe musi zostać dokonana w całości),
▪ dokument potwierdzający zakończenie usługi rozwojowej,
▪ zaświadczenie lub kopia zaświadczenia poświadczona za zgodność z oryginałem o ukończeniu udziału w usłudze rozwojowej,
▪ certyfikat nabycia kwalifikacji (jeśli dotyczy),
▪ raport – w przypadku usługi doradczej.
Refundacja kosztów- PAMIĘTAJ !
Operator dodatkowo weryfikuje czy:
▪ po zakończeniu usługi rozwojowej w BUR została wypełniona ankieta oceniająca przez Przedsiębiorcę i pracowników biorących udział w usłudze rozwojowej – warunek konieczny aby dokonać refundacji,
▪ Przedsiębiorca lub jego pracownicy nie uczestniczą w usługach rozwojowych u innego Operatora w ramach Konkursu,
▪ dostawca usługi rozwojowej nie jest objęty sankcjami, np. na podstawie raportu z PWG.
Refundacja - na co warto zwrócić uwagę
Jeżeli do projektu zgłosi się właściciel więcej niż jednego Przedsiębiorstwa i będzie w ramach tych Przedsiębiorstw aplikował do udzielenia wsparcia to, jako osoba może wziąć udział w projekcie wyłącznie raz w ramach zgłoszenia do projektu przez jedno z Przedsiębiorstw. Jeżeli Pracownicy pracują w kilku przedsiębiorstwach tego samego Przedsiębiorcy, mogą zostać delegowani na usługi rozwojowe w ramach wyłącznie jednej umowy wsparcia. Weryfikacja będzie możliwa przy użyciu Systemu Monitorowania EFS.
W ramach Projektu nie jest możliwe finansowanie kosztów Usługi rozwojowej, która:
– była świadczona przez podmiot, z którym Przedsiębiorca lub delegowany Pracownik / Pracowniczka korzystający ze wsparcia jest powiązany kapitałowo lub osobowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się w szczególności:
a) udział w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
– była świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub partnera w Projekcie albo przez podmiot powiązany kapitałowo lub osobowo z Operatorem lub partnerem
Monitoring usług rozwojowych
Operator jest zobowiązany do objęcia monitoringiem co najmniej 10% usług rozwojowych realizowanych w projekcie.
Celem realizacji wizyt monitoringowych jest sprawdzenie faktycznego dostarczenia usługi rozwojowej i jej zgodność ze standardami określonymi m.in. w karcie usługi. Monitoring może odbywać się formie:
a. wizyt monitoringowych na miejscu – w przypadku usług realizowanych stacjonarnie,
b. monitoringu zdalnego – w przypadku usług realizowanych zdalnie.
Kontrola wykorzystania przyznanych środków na realizację usług rozwojowych
Podmiot w trakcie realizowanych usług rozwojowych zakupionych ze środków projektu może otrzymać informację, iż Instytucja, która przyznała środki na wsparcie udzielane przez Beneficjenta oraz inne Instytucje nadzorujące, pragnie dokonać kontroli realizowanej usługi. Obowiązkiem podmiotu jest udostępnić możliwość zweryfikowania prowadzonej usługi oraz przedstawienie na pisemne wezwanie wyżej wymienionej Instytucji wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z wykorzystanym wsparciem. Kontrole, o których mowa powyżej mogą być przeprowadzane przez okres 10 lat podatkowych, licząc od dnia przyznania wsparcia.
Załączniki niezbędne do rozliczenia zrealizowanych Usług rozwojowych:
Załącznik 8 – Wniosek o refundację (Dokument przygotowany przez Operatora);
Załącznik 9 – Oświadczenie o frekwencji.